Les concessionnaires de voiture et autres revendeurs savent à quel point il est facile de se perdre dans la paperasse. À l’ère du numérique, une nouvelle solution s’ouvre aux professionnels, la dématérialisation des factures et des documents. Reste à savoir comment la mettre en place.
Quand on doit gérer les problèmes liés à la dépendance aux papiers, on se rend rapidement compte, à quel point il est nécessaire de moderniser les pratiques internes et d’améliorer la gestion des documents internes. Pour un concessionnaire automobile, l’exercice de force repose dans la manière de classer et de rangement tous les dossiers d’achats et de ventes des clients, mais aussi les documents se rapportant à l’assurance, aux remboursements, etc.
Nous, on préfère opter pour la praticité et l’efficacité et d’ailleurs la marque allemande a choisi de se mettre à la transition numérique en convertissant l’ensemble de leurs documents papier en fichiers digitaux. Les avantages à l’arrivée sont nombreux. Déjà, les questions de stockage, d’entreposage et de distribution des documents sont simplifiées. De plus, la marque peut désormais sécuriser les échanges avec les clients et les fournisseurs, notamment les factures et les bons de commande grâce à la dématérialisation des factures et des documents d’entreprises.
Comment mettre en place la dématérialisation des documents ?
Pour assurer l’efficacité de la dématérialisation des documents, on commence par choisir un prestataire qui va évaluer dans un premier temps, le volume des documents à numériser. Pour éviter de se retrouver avec une facture salée, il est intéressant de faire le tri dans ses documents papier et de ne convertir que les dossiers légaux et autres papiers importants. On pourra par exemple faire l’impasse sur certaines archives qui ne nécessitent pas surement qu’on les convertisse. Une fois la numérisation intégrée aux processus d’affaires, le concessionnaire va rapidement remarquer les changements positifs que la numérisation de documents a apportés.
