Outlook est un service de messagerie proposé par Microsoft. Il vient révolutionner la gestion des emails et des messages. Cette application offre une série d’avantages aussi bien aux utilisateurs normaux qu’aux entreprises. Découvrez ici 5 intérêts d’adopter Outlook en entreprise.
Unifier les comptes de messagerie
Un avantage non négligeable du service Outlook de Microsoft est l’unification des comptes de messagerie. Il permet ainsi aux entreprises d’avoir en un seul endroit toutes leurs communications. En effet, les sociétés ont des équipes qui possèdent chacune leur compte de messagerie électronique personnalisée. En utilisant Microsoft Outlook, vous unifiez tous les comptes en un seul. Pour réussir à bien exploiter ce système, suivez une formation, comme par exemple chez Quality Training. Grâce à son équipe de professionnels, cette dernière est toujours prête à vous accompagner pour vous apprendre à maîtriser tout type d’outils bureautiques : Outlook, la suite Microsoft Office, la suite Adobe, Gmail, Trello, entre tant d’autres outils.
Développer le travail collaboratif
Les options d’Outlook peuvent être partagées, consultées et même modifiées en suivant les paramètres prédéfinis. Ainsi, cela favorise la collaboration au sein de la société. Tous les employés auront alors accès aux informations communes sur les réunions, les nouveaux horaires, les rendez-vous ou les communications de l’entreprise. Le travail devient alors très fluide et collaboratif.
De plus, vous pouvez partager les informations de l’entreprise via des cartes de visite avec vos partenaires et collaborateurs sur cette application.
Organiser les données
Microsoft Outlook offre la possibilité de créer un nombre infini de sous dossiers dans la boîte de réception. Cela permet d’optimiser l’organisation des données, des dossiers et fichiers afin de faciliter le traitement des messages.
Les emails et leurs réponses peuvent être classés sous forme de conversation en fonction des différents destinataires. De cette manière, vous aurez un accès direct à tous les messages d’un collègue ou d’un partenaire. Vous n’aurez plus besoin de faire de longues recherches. Par ailleurs, il existe des options permettant de classer immédiatement un message dans un dossier précis pour éviter l’encombrement de la messagerie électronique principale.
Programmer les messages importants
Une entreprise doit toujours être informée des divers messages pour ne rater aucune opportunité. Ce service permet aux entreprises de planifier les conversations importantes et déterminantes pour leur survie. Avec la fonction « programmation des messages », vous êtes en mesure de programmer le moment auquel vous souhaitez voir les messages clés. Cette manière de faire permet d’éliminer la négligence et l’oubli des messages.
Avoir accès à des services additionnels
Au-delà du service de messagerie, Outlook propose d’autres services additionnels. Outlook est aussi un calendrier, une base de données de contact, un gestionnaire de tâches et de notes. L’ensemble de ces services permet une utilisation optimale et pratique du logiciel. En effet, tous ces services sont associés entre eux pour vous permettre de joindre facilement vos partenaires. Cela favorise la gestion des données et des ressources disponibles.
En outre, grâce à Microsoft Outlook, vous êtes en mesure de rester en relation perpétuelle avec vos clients. Le service dispose de réponses préenregistrées qui seront utiles lorsque vous recevez un message, mais que vous serez occupé.